Reeleezee voor Magento Commerce

Dit is de installatie- en configuratiehandleiding betreffende Reeleezee online boekhouden voor Magento Commerce.

De Reeleezee extensie zal Magento facturen importeren wanneer deze in Magento worden aangemaakt, bijvoorbeeld via de 'Factuur' knop van een bestelling. Indien uw betaalwijzen automatisch facturen aanmaken, kan dus de factur automatisch in real-time geïmporteerd worden. Of uw betaalwijze daarvoor geschikt is hangt van de betaalwijze af. U kunt facturen uiteraard ook handmatig importeren via een Magento massa-actie bij het facturen overzicht, of met de knop Reeleezee Import op een factuur in Magento.

Configuratie - Reeeleezee

Aanmaken product voor verzendkosten

Login op de Reeelezee portal en ga naar de ordner 'Producten'. Maak een nieuw producten aan, bijvoorbeeld met de naam "Verzendkosten Magento" en een productcode (SKU) bijvoorbeeld "verzend-1" of iets naar uw eigen wensen. Bewaar dit product in Reeleezee en onthoud de productcode.

Verzendkosten

Configuratie - Magento Reeleezee Instellingen

Tabblad Instellingen

Ga naar Systeem > Configuratie > Appmerce > Reeleezee en selecteer het tabblad Settings / Instellingen.

Settings

  • Vul bij de Reeleezee Username uw gebruikersnaam in. Dat is dezelfde waarmee u inlogt op Reeleezee. Het is ook mogelijk dat u in Reeleezee al een aparte 'API User' heeft aangemaakt (niet verplicht), gebruik in dat geval die betreffende logins.
  • Bij Reeleezee Password vult u het bijbehorende wachtwoord in.
  • De Import Mode biedt de keuze-mogelijkheid om facturen automatisch te importeren, of alleen handmatig. Kies Automatic and manual om automatisch te importeren wanneer een factuur wordt aangemaakt. Kies Manual only om alleen handmatig te importeren.
  • De Booking Mode geeft de keuze uit Document en Receipt. Kies Document om facturen aan te maken, kies Receipt om alleen boekingsbonnen te genereren. 
  • Met Invoice Concept stelt u in of de factuur definitief (ingeboekt) moet worden. Kies Ja voor conceptfacturen, kies Neevoor definitieve facturen.
  • De Test Mode is te gebruiken om de extensie te testen zonder facturen daadwerkelijk te importeren.

Let op: om facturen aan te maken, in plaats van boekingsbonnen, heeft u het Reeleezee Facturen abonnement nodig. Indien u het beperkte abonnement heeft van maximaal 20 facturen, dan kunt u ook met de Magento extensie maximaal 20 facuren per maand aanmaken. Upgrade in dat geval uw Reeleezee abonnement naar onbeperkte facturen.

Tabblad Shipping / Verzendkosten

U dient het 'verzendproduct' wat u eerder aanmaakte hier te configureren.

Shipping

Geef bij Shipping SKU de productcode op die u in Reeleezee had aangemaakt. Vul bij de Shipping Account Reference het grootboekrekeningnummer in wat u voor de verzendkosten gebruikt. Controleer in Reeleezee dat deze grootboekrekening bestaat. Bij Shipping Unit Code vult u het beste Stuk (ST) in.

Controleer de BTW-klasse voor verzending

Ga naar Systeem > Configuratie > Tax / BTW en vul bij Tax Classes de Tax Class for Shipping in.

Taxclass

Tabblad VAT and Taxes / BTW en belasting

De Reeleezee koppeling kan de wereldwijde BTW correct verwerken voor particulieren, bedrijven, Europese bedrijven met geldig BTW nummer en klanten buiten de EU. Dit werkt samen met de "automatisch klantengroepen": Vanaf Magento 1.7 is het mogelijk om klanten op basis van hun BTW nummer automatisch in te delen in klantengroepen. Voor Magento 1.7 heeft u een andere oplossing nodig, bijv. de EU Vat Check van Pillwax, of kijk in Magento Connect.

VAT taxes

  • Bij Default Account Reference vult u het standaard grootboekrekeningnummer in. Dit is normaliter een winstrekening, bijv. 8000 of 8001. Controleer in Reeleezee dat de rekening bestaat.
  • Het is mogelijk om een grootboekrekening op productniveau in te stellen. Daarvoor dient u een Magento productattribuut aan te maken en te koppelen aan uw type producten. U kunt dan per product een apart grootboekrekeningnummer invullen. Kies in dat geval het gewenste productattribuut via Account Reference Product Attribute. Kies Always use default indien u dit niet nodig heeft.
  • Geef bij Default Product Vat Group het standaard BTW-tarief op. Deze wordt gebruik wanneer specifieke BTW-regels geen resultaat hebben.
  • Geef bij de Product Vat Group Mapping de koppling op tussen uw Magento BTW-klassen en de Reeleezee BTW-klassen.
  • Geef bij de Line Item Vat Code Mapping de koppelingen op tussen uw klantgroepen, product BTW-klassen en Reeleezee product BTW-klassen.
  • Vul bij Merchant Country het land op waar uw bedrijf is gevestigd (nodig voor de EU-BTW logica).
  • Vul bij Non-EU Customer Vat Code de BTW-klasse op voor klant buiten de EU (begint met "Ex EU").

BTW-configuratie Magento 1.7

Vanaf Magento 1.7 kunt u klanten automatisch indelen op basis van hun BTW-nummer en herkomstland. Ga naar Systeem > Configuratie > Customer Configuration > Create New Account Options. Zie de voorbeeld instellingen in de screenshot hieronder:

Customer

Tabblad Invoice / Facturen

Wanneer u facturen aanmaakt in plaats van boekingsbonnen, dan zijn er tenslotte nog diverse instellingen.

Invoice

Handmatig en automatisch importeren

De automatisch import gebeurt wanneer in Magento een factuur / invoice wordt aangemaakt (zie de betreffende configuratie-instelling). Het is ook mogelijk om facturen handmatig te importeren. Dit kan via massa-import of individuele import. De massa-import vind u in het overzicht voor facturen via Sales > Invoices (rechtsboven). De individuele import vind u wanneer u een invoice bekijkt (rechtsboven). De knoppen 'Reeleezee Import' spreekt voor zich.

Massa-import

Massa

Individuele import

VAT